Το έργο της μείωσης του μεγέθους των αρχείων του Microsoft Excel είναι ένα από τα πιο συχνά συζητημένα σε διάφορα φόρουμ. Υπάρχουν πολλές πρακτικές λύσεις που δεν απαιτούν ειδική εκπαίδευση και συμμετοχή επιπλέον λογισμικού.
Οδηγίες
Βήμα 1
Καλέστε το κύριο μενού του λειτουργικού συστήματος Microsoft Windows κάνοντας κλικ στο κουμπί "Έναρξη" και μεταβείτε στο στοιχείο "Όλα τα προγράμματα" για να εκτελέσετε τις απαραίτητες διαδικασίες για τη μείωση του μεγέθους των αρχείων του Excel.
Βήμα 2
Μεταβείτε στο Microsoft Office και ξεκινήστε το Excel.
Βήμα 3
Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας προς επεξεργασία και κάντε κλικ στο μενού Εργαλεία στην επάνω γραμμή εργαλείων του παραθύρου του Microsoft Excel 2003 ή μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση στο Microsoft Excel 2007.
Βήμα 4
Επιλέξτε το στοιχείο "Πρόσβαση στο βιβλίο" και εφαρμόστε το πλαίσιο ελέγχου στο πεδίο "Μην αποθηκεύετε το αρχείο καταγραφής αλλαγών".
Βήμα 5
Αποθηκεύστε την επιλεγμένη αλλαγή και καθορίστε τον επιθυμητό χρόνο διατήρησης (η προεπιλογή είναι 30 ημέρες).
Βήμα 6
Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μια τυπική γραμματοσειρά, Arial Cyr για Excel 2003 ή Corbel για Excel 2007 και καταργήστε την υπερβολική μορφοποίηση υπό όρους. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το επιθυμητό εύρος και ανοίξτε το μενού Επεξεργασία στην επάνω γραμμή εργαλείων του Excel 2003 ή μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα του Excel 2007.
Βήμα 7
Επιλέξτε την εντολή Εκκαθάριση και επιλέξτε Μορφή για Excel 2003 ή Εκκαθάριση μορφών για το Excel 2007.
Βήμα 8
Βελτιστοποιήστε τους τύπους που χρησιμοποιούνται και μειώστε τους όσο το δυνατόν περισσότερο - χρησιμοποιήστε την τιμή "ή" αντί για "IF και" και "EOSH" αντί για "IFERROR".
Βήμα 9
Χρησιμοποιήστε μακροεντολές για να μετατρέψετε τους τύπους σε τιμές μετά την εντολή "Επανυπολογισμός" για να μειώσετε τον αριθμό των τύπων, στηλών και γραμμών και να αποφύγετε την εφαρμογή μορφοποίησης σε ολόκληρο το φύλλο του εγγράφου σας.
Βήμα 10
Προσπαθήστε να μην χρησιμοποιείτε γραφήματα και γραφήματα, αντικαθιστώντας τα με εικόνες και επιλέξτε "Χωρίς γέμισμα" αντί για "Συμπλήρωση με λευκό".
Βήμα 11
Προσπαθήστε να μην χρησιμοποιείτε ονόματα σε πίνακες (για να εμφανίσετε ονόματα σε ένα βιβλίο εργασίας, πατήστε ταυτόχρονα Ctrl + F3) και επιλέξτε Microsoft Excel 2007. Τα μεγέθη των αρχείων μειώνονται κατά μέσο όρο δυόμιση φορές.
