Η βάση δεδομένων είναι ένας κατάλογος πληροφοριών. Τα δεδομένα οργανώνονται σύμφωνα με τους γενικά αποδεκτούς κανόνες. Τα τηλεφωνικά βιβλία ή τα λεξικά είναι τα πιο απλά παραδείγματα βάσεων δεδομένων. Με την ανάπτυξη της τεχνολογίας των υπολογιστών, οι βάσεις δεδομένων έχουν γίνει πολύ μεγαλύτερες και πιο περίπλοκες.
Κατανόηση βάσεων δεδομένων
Η βάση δεδομένων είναι ένα εργαλείο συλλογής και οργάνωσης πληροφοριών. Μπορούν να περιέχουν δεδομένα για άτομα, προϊόντα, οικονομικά και άλλα. Η δημιουργία βάσης ξεκινά με μια απλή λίστα ή υπολογιστικό φύλλο. Με την πάροδο του χρόνου, αυτή η λίστα μεγαλώνει και τα δεδομένα και οι ασυνέπειες αρχίζουν να εμφανίζονται στα δεδομένα. Γίνεται δύσκολο να τα θεωρήσουμε ως λίστα. Μόλις αρχίσουν να εμφανίζονται αυτά τα προβλήματα, είναι καλή ιδέα να τα μετατρέψετε σε βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS). Ένα από τα καλύτερα προϊόντα σε αυτόν τον τομέα είναι το Microsoft Office Acess, το οποίο συνδυάζει ευελιξία, ευκολία στη χρήση και φιλική προς το χρήστη διεπαφή.
Πίνακες
Ένας πίνακας σε μια βάση δεδομένων μοιάζει με έναν απλό πίνακα στο ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται σε σειρές και στήλες. Ως αποτέλεσμα, είναι συνήθως αρκετά εύκολο να εισαγάγετε έναν κανονικό πίνακα σε μια βάση δεδομένων. Η κύρια διαφορά μεταξύ ενός υπολογιστικού φύλλου και μιας βάσης δεδομένων είναι το επίπεδο οργάνωσης των πληροφοριών.
Κάθε σειρά στον πίνακα ονομάζεται εγγραφή. Επιλεγμένα κομμάτια πληροφοριών διατηρούνται σε αρχεία. Κάθε ένα από αυτά αποτελείται από ένα ή περισσότερα πεδία. Τα πεδία είναι ανάλογα με τις στήλες σε έναν πίνακα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα που ονομάζεται "Υπάλληλοι", όπου κάθε εγγραφή (σειρά) περιέχει τα προσωπικά δεδομένα του εργαζομένου (όνομα, επώνυμο) και κάθε πεδίο (στήλη) παρέχει πληροφορίες σχετικά με αυτόν (διεύθυνση κ.λπ.). Τα πεδία πρέπει να οριστούν ως ένας συγκεκριμένος τύπος δεδομένων, είτε πρόκειται για κείμενο, ημερομηνία, ώρα, αριθμό ή κάποιο άλλο είδος πληροφοριών.
Έντυπα
Οι φόρμες αναφέρονται μερικές φορές ως "οθόνες εισαγωγής δεδομένων". Αυτός είναι ο τύπος της διεπαφής που χρησιμοποιείται για να λειτουργεί με τα δεδομένα σας. Οι φόρμες περιέχουν συχνά κουμπιά εντολών που εκτελούν διάφορες λειτουργίες. Είναι πολύ πιθανό να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε φόρμες με επεξεργασία των δεδομένων εισόδου στους πίνακες αναφοράς. Ωστόσο, οι περισσότερες βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούν φόρμες για προβολή, εισαγωγή και τροποποίηση πινάκων.
Πληροφορίες
Τα ερωτήματα είναι τα πραγματικά εργαστήρια της βάσης δεδομένων και μπορούν να εξυπηρετήσουν πολλές διαφορετικές λειτουργίες. Η πιο κοινή εφαρμογή τους ήταν η ανάκτηση συγκεκριμένων δεδομένων από πίνακες. Οι πληροφορίες που ο χρήστης θέλει να λάβει συνήθως κατανέμεται σε πολλούς πίνακες. Τα ερωτήματα σάς επιτρέπουν να βλέπετε όλους τους πίνακες ταυτόχρονα και να εμφανίζετε το αποτέλεσμα αναζήτησης στην οθόνη. Επιπλέον, τα ερωτήματα σάς επιτρέπουν να προσθέσετε κριτήρια που φιλτράρουν δεδομένα για ένα συγκεκριμένο ερώτημα.
Αναφορές
Οι αναφορές χρησιμοποιούνται για να συνοψίσουν και να παρουσιάσουν δεδομένα σε πίνακες. Κάθε αναφορά μπορεί να επεξεργαστεί για να παρουσιάσει πληροφορίες σε διαφορετική μορφή. Η αναφορά μπορεί να δημιουργηθεί ανά πάσα στιγμή και θα αντικατοπτρίζει την τρέχουσα κατάσταση της βάσης δεδομένων.
Μακροεντολές
Οι μακροεντολές στην Access είναι ανάλογες με τη γλώσσα προγραμματισμού που χρησιμοποιείται για την προσθήκη λειτουργικότητας βάσης δεδομένων. Για παράδειγμα, όταν συνδέετε μια μακροεντολή σε ένα κουμπί σε μια φόρμα, θα εκτελείται κάθε φορά που κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί. Οι μακροεντολές περιέχουν ενέργειες για την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών, όπως δημιουργία αναφοράς, εκτέλεση ερωτήματος ή διόρθωση πληροφοριών. Οι περισσότερες λειτουργίες μη αυτόματης βάσης δεδομένων μπορούν να αυτοματοποιηθούν χρησιμοποιώντας μακροεντολές. Αυτό εξοικονομεί πολύ χρόνο και πόρους υπολογιστή.
