Η αρχειοθέτηση είναι η διαδικασία προετοιμασίας αρχείων που, σε συμπιεσμένη αλλά διατεταγμένη μορφή, περιέχουν πληροφορίες υπολογιστή - δεδομένα, έγγραφα, κωδικούς προγραμμάτων ελέγχου κ.λπ. Αυτή η λειτουργία πραγματοποιείται είτε από εξειδικευμένα προγράμματα αρχειοθέτησης είτε μέσω του ίδιου του λειτουργικού συστήματος. Επιπλέον, πολλές εφαρμογές έχουν ενσωματωμένη λειτουργία αρχειοθέτησης για τα δικά τους βοηθητικά αρχεία και βάσεις δεδομένων.
Το λειτουργικό σύστημα του υπολογιστή έχει ρυθμιστεί από προεπιλογή ώστε να δημιουργεί περιοδικά αντίγραφα ασφαλείας των πιο σημαντικών αρχείων, ώστε να υπάρχει ασφάλεια έναντι της δικής του αποτυχίας ή της εκδήλωσης σοβαρού ελαττώματος στην εργασία του υλικού του υπολογιστή - για παράδειγμα, ένα από τα σκληροι ΔΙΣΚΟΙ. Ένα τέτοιο αντίγραφο ασφαλείας μπορεί να ρυθμιστεί καθώς είναι βολικό για εσάς - για αυτό στις τελευταίες εκδόσεις των Windows υπάρχει ένα στοιχείο που ονομάζεται "Κέντρο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς". Με τη βοήθειά του, μπορείτε να ορίσετε τη συχνότητα αρχειοθέτησης, να επιλέξετε αρχεία, αντίγραφα των οποίων πραγματικά αξίζει να διατηρήσετε, να καθορίσετε πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρηθούν τα παλαιότερα αρχεία και να ορίσετε άλλες παραμέτρους. Η ίδια η διαδικασία, κατά κανόνα, διαρκεί από μερικά λεπτά έως μια ώρα, αλλά συμβαίνει στο "παρασκήνιο", δηλαδή, στον υπολογιστή όλο αυτό το διάστημα μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε με άλλες εφαρμογές.
Η αρχειοθέτηση, η οποία πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας εξειδικευμένα προγράμματα (για παράδειγμα, WinZIP, WinRAR, 7-ZIP), χρησιμοποιείται συχνά για άλλους σκοπούς. Εάν το αποτέλεσμα των παραπάνω ενεργειών του λειτουργικού συστήματος είναι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας αρχείων σε περίπτωση ανάκτησης έκτακτης ανάγκης, τότε αυτά τα αρχεία αρχειοθέτησης έχουν σχεδιαστεί για να προετοιμάζουν αρχεία για τη μεταφορά τους μέσω δικτύων υπολογιστών ή τη μεταφορά τους σε αφαιρούμενα μέσα. Για παράδειγμα, κατά την αποστολή συνημμένων μέσω e-mail, πρώτα μεταφορτώνονται στον διακομιστή αλληλογραφίας του αποστολέα, μετά μεταφέρονται στον διακομιστή του παραλήπτη και στη συνέχεια μεταφορτώνονται στον υπολογιστή του παραλήπτη. Κάθε ένα από αυτά τα στάδια πραγματοποιείται όσο γρηγορότερα, τόσο μικρότερο είναι το μέγεθος των μεταφερόμενων αρχείων και ο χρόνος ή ο όγκος των δύο (το πρώτο και το τελευταίο) πληρώνονται επίσης από τις τσέπες του παραλήπτη και του αποστολέα. Επομένως, τόσο ο παραλήπτης όσο και ο αποστολέας, καθώς και η υπηρεσία αλληλογραφίας ενδιαφέρονται να μειώσουν τον όγκο των μεταφερόμενων αρχείων, κάτι που προορίζονται τα προγράμματα αρχειοθέτησης.
