Το MS Excel είναι ένα πολύ βολικό εργαλείο για την εκτέλεση υπολογισμών και την παρουσίαση δεδομένων πίνακα. Ωστόσο, κατά την προετοιμασία τεκμηρίωσης αναφοράς, απαιτείται συχνά η παροχή πληροφοριών πίνακα σε μορφή Word. Ταυτόχρονα, μερικές φορές είναι απαραίτητο να μεταφράζεται όχι μόνο το άμεσο περιεχόμενο των πληροφοριών, αλλά και η μορφοποίηση των εγγράφων.
Είναι απαραίτητο
MS Word, MS Excel, υπολογιστής
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να μεταφράσετε πληροφορίες από ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο σε μορφή Excel σε Word, ανοίξτε το αρχείο υπολογιστικού φύλλου, επιλέξτε τα απαραίτητα κελιά σε αυτό, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Αντιγραφή". Στη συνέχεια, ξεκινήστε το πρόγραμμα MS Word, δημιουργήστε ένα κενό έγγραφο (κατά κανόνα, δημιουργείται αυτόματα) και επικολλήστε το τμήμα που αντιγράφηκε από το Excel σε αυτό. Σε αυτήν την περίπτωση, ο αριθμός των στηλών που απαιτούνται για την αναπαράσταση του πίνακα θα εμφανιστεί στο δημιουργημένο έγγραφο και κάθε σειρά από τον πίνακα του Excel θα αναπαρασταθεί ως ξεχωριστή γραμμή στο έγγραφο.
Αυτή η μέθοδος είναι η απλούστερη, ωστόσο, όταν τη χρησιμοποιείτε, χάνεται η μορφοποίηση του αρχικού εγγράφου. Επιπλέον, η περαιτέρω επεξεργασία ενός τέτοιου ψευδο-πίνακα που δημιουργείται στο Word θα είναι πολύ δύσκολη.
Βήμα 2
Για να κάνετε έναν πίνακα που προετοιμάζεται στο Excel να φαίνεται σχεδόν ίδιος στο Word, επικολλήστε τις αντιγραμμένες πληροφορίες στον πίνακα που προετοιμάστηκε εκ των προτέρων. Για να το κάνετε αυτό, μετρήστε πόσες στήλες και σειρές έχει ο αρχικός πίνακας. Στη συνέχεια, στο Word, επιλέξτε το στοιχείο μενού "Πίνακας" και "Εισαγωγή". Εισαγάγετε τον αριθμό στηλών και γραμμών στο παράθυρο που εμφανίζεται και κάντε κλικ στην επιβεβαίωση. Όλες οι άλλες ρυθμίσεις (καλλυντικά) μπορούν να γίνουν αργότερα.
Τώρα, όπως στην πρώτη περίπτωση, αντιγράψτε το επιθυμητό μέρος του πίνακα. Στη συνέχεια, με το ποντίκι, επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα που δημιουργήθηκε στο Word, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Επικόλληση". Όλα τα δεδομένα από τον αρχικό πίνακα θα διανεμηθούν τακτοποιημένα μεταξύ των κενών κελιών του πίνακα Word. Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία μορφοποίησης του Word, διορθώστε τα εσφαλμένα τοποθετημένα τμήματα του πίνακα.
Αυτή η μέθοδος είναι η βέλτιστη για την προετοιμασία της τεκμηρίωσης αναφοράς, ωστόσο, δεν σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τους τύπους, γεγονός που θα περιπλέξει τον επακόλουθο επανυπολογισμό των δεδομένων.
Βήμα 3
Για να αντιγράψετε έναν πίνακα από το Excel μαζί με τύπους και σχεδιασμό, χρησιμοποιήστε όχι μια απλή, αλλά μια "ειδική" επικόλληση. Για να το κάνετε αυτό, αντιγράψτε επίσης το απαιτούμενο τμήμα του πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Επεξεργασία" - "Επικόλληση ειδικού" από το μενού του Word. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη γραμμή "φύλλο Microsoft Excel (αντικείμενο)" στο παράθυρο που εμφανίζεται.
Δώστε προσοχή στη θέση του σημείου στις γραμμές "Εισαγωγή" και "Σύνδεση". Για την προετοιμασία της τυπικής τεκμηρίωσης, αφήστε αυτόν τον δείκτη στη γραμμή "Εισαγωγή".
Εάν χρειάζεστε τις πληροφορίες στο έγγραφο του Word για αυτόματη αλλαγή ανάλογα με τα δεδομένα στον πίνακα Excel, επιλέξτε το στοιχείο "Σύνδεση". Ωστόσο, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι το αρχείο Word έχει συνεχή πρόσβαση στο αρχείο σε μορφή Excel.
