Ένα έγγραφο κειμένου που δημιουργείται στο πρόγραμμα επεξεργασίας του Word από οποιαδήποτε μορφή μπορεί να μετατραπεί σε PDF χρησιμοποιώντας διάφορα ειδικά προγράμματα ή έναν ηλεκτρονικό μετατροπέα. Η επιλογή της μεθόδου μετατροπής εξαρτάται από την περαιτέρω χρήση του εγγράφου.
Μορφή PDF και το νόημά της
Το PDF (Portable Document Format) έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία και διανομή ηλεκτρονικών εγγράφων. Αναπτύσσεται από την Adobe Systems. Το πλεονέκτημα της μορφής PDF είναι ότι είναι αναγνώσιμο από όλα τα μεγάλα λειτουργικά συστήματα χωρίς να αλλάζει το περιεχόμενο του εγγράφου και υποστηρίζει διάφορες διανυσματικές και εικόνες bitmap, σχήματα, γραμματοσειρές, ένθετα πολυμέσων και άλλες πληροφορίες που απαιτούνται για προβολή.
Σήμερα το PDF είναι μια από τις πιο συνηθισμένες μορφές για τη δημιουργία σε ηλεκτρονική μορφή και την επακόλουθη αναπαραγωγή έντυπων προϊόντων στο Διαδίκτυο: περιοδικά, βιβλία, διαφημιστικά φυλλάδια, οδηγίες, τεχνική τεκμηρίωση κ.λπ. Σαρωμένα αντίγραφα εγγράφων μπορούν επίσης να αποθηκευτούν σε αυτήν τη μορφή.
Μια σημαντική ιδιότητα της μορφής PDF για τον συντάκτη του εγγράφου είναι η δυνατότητα προστασίας από μη εξουσιοδοτημένη αντιγραφή και επεξεργασία πληροφοριών, καθώς και η εξασφάλιση πνευματικών δικαιωμάτων μέσω του μηχανισμού ηλεκτρονικής υπογραφής. Με τη σειρά του, ο χρήστης αποκτά όλες τις δυνατότητες διαδραστικής αλληλεπίδρασης με το περιεχόμενο αρχείων PDF: ανάγνωση, συμπλήρωση φορμών και υπογραφή εγγράφου, προσθήκη σχολίων, δημιουργία σελιδοδεικτών, αναζήτηση με κείμενο και πολλά άλλα. δρ.
Λογισμικό PDF
Απαιτείται ειδικό λογισμικό για εργασία με έγγραφα PDF. Η προβολή, η εκτύπωση και ο σχολιασμός μπορούν να γίνουν χρησιμοποιώντας το Adobe Reader, το Foxit Reader, το STDU Viewer και άλλα.
Για να δημιουργήσετε ή να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο PDF (συμπεριλαμβανομένης της μετατροπής ενός τελικού αρχείου κειμένου από μορφή Word σε PDF), πρέπει να χρησιμοποιήσετε το κατάλληλο πρόγραμμα. Μπορεί να είναι Acrobat από Adobe Systems ή προγράμματα τρίτων όπως το Foxit Phantom, το PDF Factory κ.λπ. Αυτά τα προγράμματα, μετά την εγκατάσταση, δημιουργούν τη δική τους γραμμή εργαλείων σε εφαρμογές MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Info Path, One σημείωση, Εκδότης, Visio).
Έτσι, για να μετατρέψετε ένα αρχείο Word σε ένα προστατευμένο αρχείο PDF στο Adobe Acrobat, πρέπει: να ανοίξετε το αρχείο Word και να επιλέξετε το στοιχείο μενού "Δημιουργία PDF" στην κορδέλα Acrobat. στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε "Προστασία PDF" και στο επόμενο παράθυρο, ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης και εκχωρήστε δικαιώματα, ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να αντιγράψουν ή να επεξεργαστούν το αρχείο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK, αντιστοιχίστε ένα όνομα στο αρχείο και αποθηκεύστε το στην επιθυμητή θέση στον υπολογιστή σας. Το μειονέκτημα αυτών των προγραμμάτων είναι το βαρύ τους βάρος και η άδεια επί πληρωμή.
Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε δωρεάν λογισμικό μετατροπής PDF όπως PDF Creator ή Primo PDF. Είναι εικονικοί εκτυπωτές. Για πρόσβαση σε τέτοια προγράμματα, πρέπει να καλέσετε τη λειτουργία εκτύπωσης από οποιαδήποτε εφαρμογή. Τα μειονεκτήματα αυτού του λογισμικού περιλαμβάνουν την αδυναμία ενσωμάτωσης αρχείων πολυμέσων, καθώς και τη μη αναγνώριση υπερσυνδέσμων και διαδραστικών μορφών.
