Η ονοματολογία υπόθεσης είναι μια αριθμημένη λίστα τίτλων περιπτώσεων που κατατίθενται εντός ενός οργανισμού. Σύμφωνα με αυτό το έγγραφο, όλες οι εργασίες για την τεκμηρίωση της επιχείρησης εκτελούνται. Αντικατοπτρίζει το χρόνο αποθήκευσης συγκεκριμένων εγγράφων και ποιο τμήμα είναι υπεύθυνο για ποια τεκμηρίωση.
Απαραίτητη
- - γνώση της εργασίας γραφείου ·
- - μια τυπική λίστα εγγράφων με περιόδους αποθήκευσης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Λάβετε μια απόφαση σχετικά με την ανάπτυξη της ονοματολογίας, αυτό πρέπει να γίνει χρησιμοποιώντας τη σειρά για τον οργανισμό. Σε αυτό, αναφέρετε ποιος πρέπει να κάνει την ονοματολογία, υπό την ηγεσία του και σε ποιο χρονικό πλαίσιο. Στη συνέχεια, διευκρινίστε το πεδίο εφαρμογής του αντικειμένου. Για να δημιουργήσετε μια μεμονωμένη ονοματολογία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια κατά προσέγγιση, μπορεί να καταρτιστεί για ομάδες οργανώσεων που ανήκουν στο ίδιο σύστημα. Εξετάστε τη δομή του οργανισμού σας κατά τη σύνταξη αυτού του εγγράφου.
Βήμα 2
Επιλέξτε το σχήμα ταξινόμησης βάσει του οποίου θα δημιουργηθεί η ονοματολογία. Εξαρτάται από τη δομή της επιχείρησης. Εάν είναι αρκετά σταθερό, επιλέξτε ένα διάγραμμα μπλοκ της ονοματολογίας. Εάν αλλάζει συχνά, επιλέξτε ένα σχήμα λειτουργικής παραγωγής. Στην πρώτη περίπτωση, τα τμήματα της ονοματολογίας θα αντιστοιχούν στα ονόματα των διαρθρωτικών τμημάτων της εταιρείας. Η ακολουθία της τοποθεσίας τους πρέπει να είναι παρόμοια με τον πίνακα στελέχωσης. Στη δεύτερη περίπτωση, χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες ή τις οδηγίες των δραστηριοτήτων του οργανισμού ως ενότητες κατά τη σύνταξη της ονοματολογίας των υποθέσεων της εταιρείας.
Βήμα 3
Διατυπώστε τους τίτλους των περιπτώσεων. Ο τίτλος πρέπει να είναι σαφής, συνοπτικός και να αποκαλύπτει την κύρια δομή και το περιεχόμενο των εγγράφων της υπόθεσης. Επίσης, συμπεριλάβετε σε αυτό διευκρινίζοντας το περιεχόμενο της υπόθεσης, πληροφορίες σχετικά με την αυθεντικότητα και αντίγραφα εγγράφων. Μην χρησιμοποιείτε εισαγωγικές λέξεις, σύνθετες φράσεις και μη ειδικές λέξεις στις επικεφαλίδες.
Βήμα 4
Κατά τη σύνταξη μιας λίστας επικεφαλίδων, χρησιμοποιήστε τα ακόλουθα σημάδια: ονομαστική (τύπος εγγράφου), συγγραφέας, ανταποκριτής, χρονολογική (ώρα δημιουργίας), θέμα-ερώτηση, γεωγραφική.
Βήμα 5
Καθορίστε τις περιόδους διατήρησης για περιπτώσεις, για αυτό χρησιμοποιήστε μια τυπική λίστα εγγράφων διαχείρισης. Ολοκληρώστε τη σχεδίαση της ονοματολογίας, το ίδιο το κείμενο θα πρέπει να μοιάζει με πίνακα, βάλτε τη σφραγίδα έγκρισης στη σελίδα τίτλου.
