Η κα Excel είναι ένας ισχυρός επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων. Σας επιτρέπει να εργαστείτε με μεγάλους τύπους δεδομένων, δηλαδή να τα ταξινομήσετε σύμφωνα με ένα δεδομένο κριτήριο, να ορίσετε τους απαραίτητους τύπους και πολλά άλλα.
Ταξινόμηση με δεδομένο φίλτρο
Μία από τις σημαντικές και απαραίτητες λειτουργίες του προγράμματος Ms Excel είναι η αυτόματη ταξινόμηση με δεδομένη παράμετρο. Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να οργανώνετε δεδομένα σε έναν πίνακα Ms Excel. Μπορείτε να ταξινομήσετε δεδομένα διαφόρων τύπων: κείμενο, όπως επώνυμα και αριθμητικά, όπως ημερομηνίες. Υπάρχουν τουλάχιστον δύο τύποι ταξινόμησης.
Για να ταξινομήσετε τα επώνυμα αλφαβητικά, πρέπει να επιλέξετε ταξινόμηση κατά ένα χαρακτηριστικό. Αξίζει να πούμε ότι τα επώνυμα στο Ms Excel μπορούν να συστηματοποιηθούν με αύξουσα σειρά, δηλαδή από "A" έως "Z" ή αντίστροφα, σε φθίνουσα σειρά. Αυτό είναι το λεγόμενο απλό είδος.
Με αυτόν τον τύπο ταξινόμησης, αρκεί να επιλέξετε τη στήλη που περιέχει τα επώνυμα προς ταξινόμηση. Στη συνέχεια, στον Πίνακα ελέγχου Ms Excel επάνω δεξιά, βρείτε την επιλογή Ταξινόμηση και φίλτρο. Κάντε κλικ σε αυτό με το αριστερό κουμπί του ποντικιού, θα ανοίξει ένα παράθυρο μπροστά σας, στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε ταξινόμηση από το πρώτο γράμμα του αλφαβήτου στο τελευταίο, με αντίστροφη σειρά ή να καθορίσετε ανεξάρτητα την απαιτούμενη παράμετρο. Ένα απλό είδος είναι κατάλληλο εάν υπάρχει μόνο μία στήλη με επώνυμα στο έγγραφο Ms Excel.
Εάν το έγγραφό σας έχει πολλές στήλες, η κα Excel μπορεί να σας ζητήσει να διευκρινίσετε εάν θα επεκταθεί ή όχι η περιοχή μορφοποίησης. Από αυτήν την άποψη, θα εμφανιστεί ένα αντίστοιχο παράθυρο διαλόγου. Μπορείτε να επιλέξετε να επεκτείνετε το εύρος ή να ταξινομήσετε ανάλογα με την επισημασμένη τιμή. Εάν επιλέξετε Αυτόματη επέκταση μορφοποίησης, τα κελιά που σχετίζονται με τη στήλη μορφοποίησης θα παραμείνουν συνδεδεμένα σε αυτήν. Διαφορετικά, η ταξινόμηση δεν θα τους αγγίξει. Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να είστε προσεκτικοί, επειδή τα δεδομένα στο έγγραφο, εάν η ταξινόμηση δεν έχει επιλεγεί σωστά, κινδυνεύουν να αναμειχθούν.
Προσαρμόσιμη ταξινόμηση
Ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει έναν άλλο τρόπο για να ταξινομήσει τα επώνυμα αλφαβητικά επιλέγοντας ένα προσαρμοσμένο εύρος. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να καθορίσετε ανεξάρτητα τη στήλη με την οποία θα ταξινομηθούν τα δεδομένα. Η ενέργεια χρήστη Ms Excel θα είναι η ίδια, εκτός από το ότι επιλέγετε την επιλογή Προσαρμοσμένη ταξινόμηση στην ενότητα Ταξινόμηση και φίλτρο. Μετά από αυτό, ο χρήστης επιλέγει τη στήλη με την οποία θα πρέπει να ταξινομηθούν τα δεδομένα. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι η στήλη επώνυμου. Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε αλφαβητική ταξινόμηση από το πρώτο γράμμα στο τελευταίο ή το αντίστροφο. Η ταξινόμηση αυτή ονομάζεται συνήθως περίπλοκη.
Να θυμάστε ότι στο Excel μπορείτε να ταξινομήσετε οποιαδήποτε στήλη, ανεξάρτητα από τη θέση της στο φύλλο. Ανάλογα με την έκδοση του Ms Excel που έχετε εγκαταστήσει, οι ρυθμίσεις αυτόματης ταξινόμησης ενδέχεται να διαφέρουν, η ουσία του έργου παραμένει αμετάβλητη.
