Ο ορθογραφικός έλεγχος χρησιμοποιείται στις σουίτες του Microsoft Office για την επίλυση του προβλήματος πολλών τυπογραφικών λάθους, καθώς και των ορθογραφικών σφαλμάτων και των στίξης που συχνά συναντώνται όταν ένα άτομο εισάγει διάφορες πληροφορίες από το πληκτρολόγιο. Ταυτόχρονα, ο ορθογραφικός έλεγχος βοηθά στην οπτική επισήμανση ελαττωμάτων στο κείμενο, ώστε ο χρήστης να μπορεί να τις διορθώσει.
Ενεργοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο
Για να ενεργοποιήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο στο Microsoft Office, ανοίξτε το προϊόν λογισμικού Word χρησιμοποιώντας μια συντόμευση στην επιφάνεια εργασίας σας ή στο στοιχείο μενού "Έναρξη" - "Όλα τα προγράμματα" - Microsoft Office - Microsoft Word. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο (Microsoft Office 2013) ή κάντε κλικ στο κουμπί του Office (εκδόσεις Microsoft Office 2010 και 2007). Μεταβείτε στην ενότητα "Επιλογές" και κάντε κλικ στο "Ορθογραφία". Επιλέξτε το μενού Εξαιρέσεις και κάντε κλικ στο πεδίο Τρέχον όνομα αρχείου. Στη συνέχεια, αποεπιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Απόκρυψη ορθογραφικών σφαλμάτων" και "Απόκρυψη γραμματικών σφαλμάτων".
Εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε τον αυτόματο ορθογραφικό έλεγχο για όλα τα έγγραφα που ανοίγετε στο Microsoft Office, στην ενότητα "Εξαιρέσεις", επιλέξτε την επιλογή "Όλα τα νέα έγγραφα". Καταργήστε την επιλογή των αντίστοιχων πλαισίων ελέγχου "Απόκρυψη" και αποθηκεύστε τις αλλαγές κάνοντας κλικ στο κουμπί "OK".
Στο PowerPoint, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τον αυτόματο ορθογραφικό έλεγχο από το παρόμοιο μενού "Επιλογές" - "Ορθογραφία και ορθογραφία". Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στην επιλογή "Απόκρυψη ορθογραφικών σφαλμάτων" και αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.
Μηχανισμός εργασίας
Όταν παρουσιαστεί σφάλμα στο κείμενο, το Word θα το υπογραμμίσει με μια κόκκινη, μπλε ή πράσινη γραμμή. Η κόκκινη γραμμή χρησιμοποιείται για την επίλυση ορθογραφικών σφαλμάτων. Οι ελλείψεις στίξης υποδεικνύονται με μια μπλε γραμμή και τα γραμματικά λάθη υποδεικνύονται με μια πράσινη γραμμή squiggly. Για να δείτε πιθανές ορθογραφίες και διορθώσεις, κάντε δεξί κλικ στην υπογραμμισμένη λέξη ή φράση.
Εάν αποδεχτείτε την προτεινόμενη επιλογή Word, επιλέξτε την κάνοντας κλικ στο κατάλληλο στοιχείο μενού. Το Word θα διορθώσει αυτόματα το σφάλμα και θα αφαιρέσει την υπογράμμιση. Εάν πιστεύετε ότι δεν υπάρχει λάθος σε αυτό το μέρος στο κείμενο και η λέξη γράφεται σωστά, μπορείτε να αγνοήσετε την υπογράμμιση ή να κάνετε κλικ στο μενού "Παράλειψη όλων", το οποίο είναι επίσης διαθέσιμο πατώντας το δεξί κουμπί του ποντικιού.
Αυτόματη διόρθωση
Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης, η οποία είναι διαθέσιμη στα προγράμματα του Office. Αυτή η παράμετρος σάς επιτρέπει να διορθώνετε αυτόματα ορθογραφικά λάθη λέξεων σύμφωνα με μια λίστα που δημιουργείται χειροκίνητα από τον χρήστη. Μπορείτε να προσθέσετε λέξεις που σας προκαλούν προβλήματα ορθογραφίας.
Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη υποκατάσταση, μεταβείτε στην ενότητα "Επιλογές" - "Ορθογραφία" - "Επιλογές αυτόματης διόρθωσης". Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Αντικατάσταση καθώς πληκτρολογείτε". Στο πεδίο "Αντικατάσταση", καθορίστε τις λέξεις ή τις φράσεις που δυσκολεύουν την ορθογραφία σας. Στην αριστερή στήλη, γράψτε τη λέξη με ορθογραφικά λάθη και στα δεξιά, γράψτε τη σωστή ορθογραφία. Αφού προσθέσετε αρκετό αριθμό λέξεων και φράσεων, κάντε κλικ στο "OK" και αποθηκεύστε τις αλλαγές.
