Συχνά, μετά την ολοκλήρωση της εργασίας με έγγραφα του Excel, πρέπει να διορθώσετε το αποτέλεσμα για να αποκλείσετε τη δυνατότητα επεξεργασίας. Μία από τις επιλογές για τον τρόπο επίτευξης του επιθυμητού αποτελέσματος είναι η μετατροπή του Excel σε μορφή PDF.
Μετάφραση στον συντάκτη
Ένας από τους ευκολότερους τρόπους μετατροπής του excel σε pdf είναι να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε αυτήν τη μορφή. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το μενού "Αρχείο", όπου κάντε κλικ στο στοιχείο "Αποθήκευση ως".
Στο παράθυρο που ανοίγει, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τη διαδρομή και το όνομα με το οποίο θα αποθηκευτεί το αρχείο, καθώς και την επέκταση όπου πρέπει να βρείτε τη μορφή PDF. Αφού επιλέξετε τις παραμέτρους βελτιστοποίησης και το εύρος των δεδομένων που θα αποθηκευτούν, το μόνο που μένει είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση". Ως αποτέλεσμα, θα δημιουργηθεί ένα αρχείο στην επιλεγμένη διεύθυνση, η οποία θα περιέχει όλες τις επισημασμένες πληροφορίες.
Χρησιμοποιώντας το πρόσθετο
Ωστόσο, σε ορισμένες παλαιότερες εκδόσεις του Excel, το PDF λείπει από τη λίστα αποδεκτών μορφών. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια άλλη μέθοδο εγκαθιστώντας ένα ειδικό πρόσθετο για το πρόγραμμα. Θα σας επιτρέψει να μετατρέψετε το Excel σε PDF, ακόμη και αν δεν υπάρχει πρόγραμμα που υποστηρίζει αυτήν τη μορφή. Αυτό το πρόσθετο ονομάζεται Αποθήκευση ως PDF και XPS. Μπορείτε να το κατεβάσετε δωρεάν από τον επίσημο ιστότοπο της Microsoft.
Μετά την εγκατάσταση της προσθήκης, ακολουθούν τρία εύκολα βήματα για να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας ως PDF. Στο μενού "Αρχείο", βρείτε το στοιχείο "Αποθήκευση και αποστολή" για τις εκδόσεις 2007 και 2010 του προγράμματος και "Αποθήκευση ως" για τα υπόλοιπα. Στην πρώτη περίπτωση, στο μενού, απομένει να επιλέξετε το στοιχείο "Δημιουργία εγγράφου PDF / XPS", το οποίο θα ανοίξει ένα παράθυρο με ρυθμίσεις παρόμοιες με αυτές για την αποθήκευση του εγγράφου στον επεξεργαστή. Στη δεύτερη περίπτωση, στο αναπτυγμένο μενού, πρέπει να βρείτε ένα PDF ή XPS, το οποίο θα εμφανίζει το ίδιο παράθυρο. Όπως και στο πρόγραμμα επεξεργασίας, το πρόσθετο ζητά από τον χρήστη είτε να αποθηκεύσει ολόκληρο το έγγραφο είτε να αφήσει μόνο το επιλεγμένο εύρος κελιών στον πίνακα.
Ειδικές υπηρεσίες
Εάν δεν υπάρχει ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε τις μεθόδους που προτείνονται παραπάνω, τότε ένας ειδικός μετατροπέας θα σας βοηθήσει να μετατρέψετε το Excel σε PDF. Προς το παρόν, υπάρχουν τόσο ειδικές διαδικτυακές υπηρεσίες όσο και προγράμματα που δεν απαιτούν σύνδεση στο Διαδίκτυο. Και οι δύο χρησιμοποιούν τον ίδιο αλγόριθμο ενεργειών, παράγοντας παρόμοια αποτελέσματα. Σε περίπτωση χρήσης εφαρμογών ιστού, πρέπει να κατεβάσετε μόνο το επιθυμητό έγγραφο, μετά το οποίο, μετά από λίγο, θα πρέπει να κάνετε λήψη του αποτελέσματος. Σε ένα πρόγραμμα εκτός σύνδεσης, απλά πρέπει να επιλέξετε το κατάλληλο αρχείο, να καθορίσετε τις παραμέτρους και τη διαδρομή για την αποθήκευση του εγγράφου. Ένα από τα πλεονεκτήματα που έχει ο μετατροπέας (PDF σε Excel) είναι ότι μπορεί επίσης να μεταφράσει χωρίς τη χρήση ειδικών προγραμμάτων.
Αντίστροφη μετατροπή
Ίσως χρειαστεί να επιστρέψετε στην αρχική μορφή εάν θέλετε να συνεχίσετε να εργάζεστε με το αρχείο. Έτσι, εάν μετατρέψετε το Excel σε PDF, τότε όλα τα δεδομένα θα παραμείνουν, αλλά οι τύποι δεν θα είναι διαθέσιμοι στον χρήστη. Έτσι, για να διατηρηθεί η διαδικασία απόκτησης των αποτελεσμάτων μυστική, αρκεί να πραγματοποιηθεί η μετατροπή του εγγράφου δύο φορές. Και εάν ο ίδιος ο επεξεργαστής μπορεί να βοηθήσει στη μετάφραση σε φορητή μορφή εγγράφου, τότε μόνο ο μετατροπέας PDF σε Excel θα είναι εγγυημένος για την επιστροφή των δεδομένων.
