Το ζήτημα της ανάγκης δημιουργίας ενός ηλεκτρονικού αρχείου στην επιχείρηση γίνεται όλο και πιο επείγον. Και αυτό δεν είναι τυχαίο, διότι η εισαγωγή νέων τεχνολογιών πληροφοριών όχι μόνο διασφαλίζει την ασφάλεια και την αξιοπιστία των εγγράφων, αλλά επίσης μειώνει το χρόνο για την αναζήτησή τους και επιτρέπει, εάν είναι απαραίτητο, αρκετούς υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση στα ίδια δεδομένα ταυτόχρονα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Η δημιουργία ενός αρχείου ηλεκτρονικών εγγράφων περιλαμβάνει διάφορα στάδια. Αρχικά, αγοράστε και εγκαταστήστε το λογισμικό με άδεια χρήσης στον εξοπλισμό υπολογιστή της εταιρείας.
Βήμα 2
Προετοιμάστε έγγραφα, δηλαδή οργανώστε τα, προσδιορίστε τα σύμφωνα με την υπάρχουσα δομή της κυκλοφορίας των εγγράφων στον οργανισμό σας. Συγκεκριμένα, σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να καταχωρηθούν, να ταξινομηθούν με βάση τη διάρκεια ζωής και να αφαιρεθούν οι συνδετήρες και οι συνδετήρες από τα μη ραμμένα φύλλα.
Βήμα 3
Το επόμενο βήμα είναι η ψηφιοποίηση ή σάρωση εγγράφων. Διεξάγεται σε τεχνικό εξοπλισμό που υποστηρίζει ακριβώς τον τύπο και τη μορφή του εγγράφου που χρησιμοποιείται σε αυτόν τον οργανισμό. Σε αυτό το στάδιο, ελέγξτε την ποιότητα της αναπαραγωγής εγγράφων, εάν είναι απαραίτητο, σαρώστε ξανά.
Βήμα 4
Έπειτα είναι το στάδιο μετατροπής (μετατροπής) εγγράφων σε μορφή που πληροί την έννοια των προτύπων αποθήκευσης και παραγωγής τους, και στη συνέχεια - το στάδιο της ευρετηρίασης, δηλαδή "Εκχώρηση" λέξεων-κλειδιών σε κάθε έγγραφο για επακόλουθη αναζήτηση των απαραίτητων πληροφοριών ή δημιουργία μιας βάσης δεδομένων πλήρους κειμένου.
Βήμα 5
Στο τέλος της εργασίας για τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού αρχείου, ορίστε τις ρυθμίσεις (δικαίωμα πρόσβασης, δικαίωμα αλλαγής εγγράφων) και εκπαιδεύστε το προσωπικό του οργανισμού.
