Το Microsoft Outlook είναι ένα από τα πιο δημοφιλή προγράμματα email. Η εστιασμένη αλληλογραφία γίνεται ζωτική ανάγκη όταν ξεπεραστεί ένα ορισμένο όριο εισερχόμενων μηνυμάτων. Το Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να ταξινομήσετε την εισερχόμενη αλληλογραφία σας σύμφωνα με διάφορες παραμέτρους.
Οδηγίες
Βήμα 1
Κάντε κλικ στο κουμπί συνδετήρα στη γραμμή ταξινόμησης αλληλογραφίας στο παράθυρο του Microsoft Outlook. Αυτή η λειτουργία θα διαιρέσει όλα τα εισερχόμενα μηνύματα σε γράμματα με και χωρίς συνημμένα.
Βήμα 2
Καθορίστε το πεδίο "Τακτοποίηση κατά" στο μενού "Προβολή" στο παράθυρο εφαρμογής αλληλογραφίας.
Βήμα 3
Επιλέξτε "Συνημμένα" από το μενού υπηρεσίας "Ταξινόμηση κατά" και εισαγάγετε τις απαραίτητες παραμέτρους ταξινόμησης.
Βήμα 4
Δημιουργήστε μια δομή φακέλων για email από διαφορετικούς συντάκτες. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε κανόνες για την αυτόματη ταξινόμηση των εισερχόμενων μηνυμάτων.
Βήμα 5
Επιλέξτε ένα από τα γράμματα που θέλετε να μετακινήσετε στον φάκελο με όνομα και ανοίξτε το μενού περιβάλλοντος κάνοντας δεξί κλικ στη γραμμή γραμμάτων.
Βήμα 6
Επιλέξτε το στοιχείο μενού "Δημιουργία κανόνα".
Βήμα 7
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Από" στο "Όταν λάβετε ένα μήνυμα που πληροί τις ακόλουθες προϋποθέσεις" του παραθύρου "Δημιουργία κανόνων" που ανοίγει.
Βήμα 8
Κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Μετακίνηση στοιχείου σε φάκελο στην ενότητα Εκτέλεση αυτών των βημάτων του παραθύρου Δημιουργία κανόνων.
Βήμα 9
Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή φακέλου στην ενότητα Κάντε τα ακόλουθα στο παράθυρο Δημιουργία κανόνων.
Βήμα 10
Καθορίστε τον απαιτούμενο φάκελο στη λίστα "Φάκελος" στο παράθυρο υπηρεσίας "Κανόνες και ειδοποιήσεις". Εάν ο απαιτούμενος φάκελος απουσιάζει, δημιουργήστε τον κάνοντας κλικ στο κουμπί "Δημιουργία" στο παράθυρο υπηρεσίας "Κανόνες και ειδοποιήσεις".
Βήμα 11
Κάντε κλικ στο OK.
Βήμα 12
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Εκτέλεση αυτού του κανόνα για όλα τα τρέχοντα μηνύματα" στο παράθυρο "Επιτυχής ολοκλήρωση" που ανοίγει και επιβεβαιώστε την επιλογή σας κάνοντας κλικ στο OK.
Βήμα 13
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μετακίνηση στοιχείου σε φάκελο στο Παράθυρο κάντε τα ακόλουθα βήματα για να δημιουργήσετε επιλογές ταξινόμησης για μεμονωμένες λέξεις και φράσεις σε μηνύματα αλληλογραφίας
Βήμα 14
Κάντε κλικ στο κουμπί Advanced.
Βήμα 15
Επιλέξτε τις απαιτούμενες παραμέτρους στο παράθυρο "Οδηγός κανόνων" που ανοίγει.
Βήμα 16
Εισαγάγετε την επιθυμητή φράση ή λέξη στο πεδίο "Εισαγωγή λέξης ή φράσης για αναζήτηση στη διεύθυνση του αποστολέα" στο νέο παράθυρο Αναζήτησης κειμένου και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
Βήμα 17
Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με το κουμπί OK.
Βήμα 18
Συνεχίστε να κάνετε κλικ στο Επόμενο στον Οδηγό κανόνων έως ότου γίνετε ανενεργός (γκρι).
Βήμα 19
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο Εκτέλεση αυτού του κανόνα για μηνύματα που βρίσκονται ήδη στο φάκελο ServiceDesk του Οδηγού κανόνα.
Βήμα 20
Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
21
Εφαρμόστε την ίδια διαδικασία για να δημιουργήσετε τον απαιτούμενο αριθμό απαιτούμενων κανόνων ταξινόμησης.
