Τα υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel είναι ένας ιδανικός τρόπος αποθήκευσης πληροφοριών επαφής. Η ύπαρξη ενός τηλεφωνικού καταλόγου στο Excel διευκολύνει την προσθήκη και την κατάργηση των στοιχείων επικοινωνίας. Η δημιουργία ενός τέτοιου βιβλίου αποτελείται από δύο κύριες διαδικασίες: την προσθήκη της κατάλληλης στήλης και την εισαγωγή των πληροφοριών.
Απαραίτητη
Εγκατεστημένο Microsoft Excel 2007
Οδηγίες
Βήμα 1
Ανοίξτε το Microsoft Excel 2007.
Βήμα 2
Προσθέστε έναν τίτλο στο επάνω μέρος του πίνακα, ώστε να γνωρίζετε τι περιέχει. Μπορεί να χρειαστείτε έναν τηλεφωνικό κατάλογο για προσωπική χρήση και έναν άλλο για εργασία ή επαγγελματική χρήση. Το όνομα θα σας βοηθήσει να τα διακρίνετε μεταξύ τους. Χρησιμοποιήστε την επάνω γραμμή εργαλείων για να επισημάνετε τον τίτλο.
Βήμα 3
Παραλείψτε μερικές γραμμές για να προσαρμόσετε τις στήλες του τηλεφωνικού καταλόγου. Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στηλών: όνομα, διεύθυνση, πόλη, πολιτεία, ταχυδρομικός κώδικας, αριθμός τηλεφώνου, αριθμός φαξ και διεύθυνση email. Εισαγάγετε αυτές τις επικεφαλίδες για καθεμία από τις στήλες. Είναι πολύ πιο εύκολο να διαβάσετε και να βρείτε πληροφορίες όταν τα μεμονωμένα στοιχεία βρίσκονται σε ξεχωριστές στήλες.
Βήμα 4
Επισημάνετε τη σειρά των επικεφαλίδων στηλών κάνοντας κλικ στον αριθμό σειράς στα αριστερά. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία στην επάνω γραμμή για να κεντράρετε και να επισημάνετε τις επικεφαλίδες στηλών.
Βήμα 5
Εισαγάγετε πληροφορίες σε κάθε στήλη. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο. Απλώς πρέπει να εισαγάγετε όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες επαφής στο Excel μία φορά και, στη συνέχεια, προσθέστε νέες επαφές και ενημερώστε τις πληροφορίες. Εάν λείπουν δεδομένα, απλώς αφήστε κενό το κελί.
Βήμα 6
Μορφοποιήστε το κείμενο στη στήλη ταχυδρομικού κώδικα. Επιλέξτε όλο το κείμενο στη στήλη (εκτός των επικεφαλίδων). Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών. Στην καρτέλα "Αριθμός", κάντε κλικ στο στοιχείο "Πρόσθετο". Κάντε κλικ στο Postcode ή Postcode +4. Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα μετατρέψει όλα τα ευρετήρια σε μία μορφή.
Βήμα 7
Μορφοποιήστε το κείμενο στη στήλη των αριθμών τηλεφώνου. Επιλέξτε όλο το κείμενο στη στήλη εκτός από τις επικεφαλίδες. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών. Στην καρτέλα "Αριθμός", επιλέξτε "Πρόσθετο". Κάντε κλικ στο στοιχείο "Αριθμός τηλεφώνου" στην ενότητα "Τύπος". Κάντε κλικ στο OK. Όλοι οι αριθμοί τηλεφώνου θα μορφοποιηθούν.
