Πολύ συχνά, οι χρήστες του Microsoft Excel ρωτούν γιατί ένα αρχείο με έναν μικρό πίνακα διαρκεί μερικές φορές περίπου 5-10 MB. Δεν είναι τυχαίο ότι πολλοί τύποι με την πάροδο του χρόνου κάνουν το αρχείο "βαρύ", το οποίο μπορεί να είναι δύσκολο να μειωθεί.
Απαραίτητη
Λογισμικό Microsoft Excel
Οδηγίες
Βήμα 1
Ο πρώτος και πιο σημαντικός λόγος για ένα μεγάλο τραπέζι είναι η κοινόχρηστη προσβασιμότητα. Τι σημαίνει? Για παράδειγμα, οι υπολογιστές σε ένα γραφείο ενώνονται με ένα δίκτυο, υπάρχει ένας πίνακας που χρησιμοποιείται από όλους τους χρήστες αυτού του δικτύου. Το ίδιο το πρόγραμμα εκχωρεί πολλούς χρήστες στο αρχείο και καταγράφει πληροφορίες σχετικά με το χρόνο και από ποιον άλλαξε το έγγραφο. Δεν είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς ότι όταν ο αριθμός των χρηστών υπερβαίνει τα 2-3 άτομα, το μέγεθος του αρχείου γίνεται τεράστιο.
Βήμα 2
Για εκδόσεις του MS Excel 2003 και παλαιότερες, πρέπει να κάνετε κλικ στο επάνω μενού "Υπηρεσία" και να επιλέξετε το στοιχείο "Πρόσβαση στο βιβλίο". Για εκδόσεις του προγράμματος 2007 και νεότερες, στο κύριο παράθυρο του προγράμματος, μεταβείτε στην καρτέλα "Κριτική" και επιλέξτε "Πρόσβαση στο βιβλίο". Στο παράθυρο που ανοίγει, και στις δύο περιπτώσεις, μεταβείτε στην καρτέλα "Λεπτομέρειες".
Βήμα 3
Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο στοιχείο "Μην αποθηκεύετε το αρχείο καταγραφής αλλαγών" και αποθηκεύστε τον ανοιχτό πίνακα. Τώρα πρέπει να ορίσετε τον αριθμό των ημερών για τις οποίες θα διατηρηθεί το αρχείο καταγραφής. Απέναντι από αυτήν την παράμετρο, θα δείτε τον αριθμό 30, αλλά πολύ λιγότερα μπορούν να γίνουν.
Βήμα 4
Στη συνέχεια, μπορείτε να διαγράψετε σειρές και στήλες που δεν χρησιμοποιείτε. Πώς να μάθετε; Μεταβείτε στον πίνακα και πατήστε Ctrl + End. Ο δρομέας στο έγγραφο θα μετακινηθεί αυτόματα στο τελευταίο κελί του πίνακα σας. Δείτε αν υπάρχουν σειρές και στήλες που δεν χρησιμοποιείτε παραπάνω και στα δεξιά αυτού του κελιού. Εάν ναι, επιλέξτε τα και διαγράψτε τα, μειώνοντας έτσι τον συνολικό αριθμό κελιών.
Βήμα 5
Συνιστάται επίσης να απαλλαγείτε από τη μορφοποίηση κυττάρων που σπάνια χρησιμοποιείτε. Είναι καλύτερα να αντικαταστήσετε τους λευκούς χρωματικούς δείκτες σε ένα διαφανές κελί με την επιλογή "Χωρίς γέμιση". Για να απενεργοποιήσετε τη μορφοποίηση των κελιών εκτός σύνδεσης, επιλέξτε τα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο επάνω μενού "Επεξεργασία", επιλέξτε το στοιχείο "Εκκαθάριση", την εντολή "Μορφή" (Excel 2003) ή ανοίξτε την καρτέλα "Αρχική σελίδα", επιλέξτε το μπλοκ "Εκκαθάριση" ", η εντολή" Εκκαθάριση μορφών ".
