Η εγγραφή ενός εισερχόμενου εγγράφου είναι μια διόρθωση του γεγονότος ότι λαμβάνετε ένα έγγραφο σε έναν οργανισμό. Είτε πρόκειται για έντυπο έγγραφο είτε για ηλεκτρονικό, πρέπει να του δοθεί ένας κωδικός εγγραφής και ένα σημείωμα σχετικά με την παραλαβή του στα έντυπα εγγραφής. Αυτό είναι απαραίτητο για τον έλεγχο της εκτέλεσης της τεκμηρίωσης και για τη διευκόλυνση της αναζήτησης των απαραίτητων πληροφοριών.
Απαραίτητη
- - υπολογιστή με πρόσβαση στο Διαδίκτυο ·
- - πρόγραμμα περιήγησης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εκτελέστε το πρόγραμμα "SB Incoming Documents" για να καταχωρήσετε το εισερχόμενο έγγραφο. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" για να προσθέσετε το έγγραφο. Επιλέξτε την εντολή "Νέο έγγραφο", αντιστοιχίστε έναν σειριακό αριθμό στην κάρτα. Συμπληρώστε το πεδίο "Στο όνομα του οποίου", από προεπιλογή, αυτός είναι ο διευθυντής του οργανισμού, εάν ο παραλήπτης του εγγράφου είναι διαφορετικός, κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά του πεδίου και προσθέστε ένα άλλο στοιχείο στον κατάλογο, για παράδειγμα, το Αναπληρωτης Διευθυντης. Επιλέξτε ένα θέμα για το έγγραφο, πρώτα προσθέστε το στον κατάλογο. Κάντε κλικ στο μαύρο βέλος, σε μια κενή γραμμή, εισαγάγετε το θέμα του εγγράφου. Κάντε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε το θέμα που έχετε εισαγάγει στο πεδίο.
Βήμα 2
Εκχωρήστε έναν κωδικό στο έγγραφο για να συμπληρώσετε το ευρετήριο εγγραφής και, στη συνέχεια, ορίστε την ημερομηνία παραλαβής του εγγράφου, πρέπει να τοποθετηθεί στο εισερχόμενο έγγραφο και, στη συνέχεια, εκχωρήστε τον αριθμό του εισερχόμενου εγγράφου, πρέπει επίσης να σημειωθεί στο ίδιο το έγγραφο. Στη συνέχεια, μεταφέρετε την ημερομηνία και τον αριθμό από το εισερχόμενο έγγραφο. Είναι δυνατή η εγγραφή ενός εισερχόμενου εγγράφου από ένα άτομο, κάντε κλικ στο κουμπί "Individual" και εισαγάγετε δεδομένα σχετικά με αυτόν.
Βήμα 3
Συμπληρώστε το πεδίο "Από" για να καταχωρήσετε το εισερχόμενο έγγραφο. Κάντε κλικ στο μαύρο βέλος και προσθέστε τον αποστολέα στον κατάλογο ή επιλέξτε έναν υπάρχοντα σε αυτό το πεδίο. Στη συνέχεια, συμπληρώστε το πεδίο "Σύντομη περιγραφή και επίλυση". Εδώ εισάγετε την ουσία του εγγράφου, καθώς και την ανάλυση του κεφαλιού (τι πρέπει να γίνει, σε ποιο χρονικό πλαίσιο). Συμπληρώστε το πεδίο "Σε ποιον αποστέλλεται", αυτό θα διευκολύνει τον περαιτέρω έλεγχο της εκτέλεσης του εγγράφου. Συμπληρώστε αυτές τις πληροφορίες από το ψήφισμα του διαχειριστή. Συμπληρώστε το πεδίο Who Signed προσθέτοντας πρώτα τον επίσημο στον κατάλληλο κατάλογο. Επιλέξτε την ημερομηνία λήξης στο κατάλληλο πεδίο. Αυτό θα επιτρέψει στο πρόγραμμα να σας υπενθυμίσει την προθεσμία για την εκτέλεση του εγγράφου. Συμπληρώστε την ημερομηνία λήξης του εγγράφου. Ανεβάστε το έγγραφο στο σύστημα κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση". Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση" για να ολοκληρώσετε την εγγραφή του εισερχόμενου εγγράφου.
Βήμα 4
Εκτελέστε ένα εναλλακτικό πρόγραμμα για να καταχωρήσετε το εισερχόμενο έγγραφο. Τα προγράμματα για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων συνεπάγονται παρόμοια ακολουθία ενεργειών με την καταχώριση εισερχόμενων εγγράφων. Χρησιμοποιήστε προγράμματα όπως "Office Work", "Euphrates", "Business".
