Μία από τις τελευταίες καινοτομίες από προγραμματιστές υπολογιστών είναι η δημιουργία μιας υπηρεσίας όπως η αρχειοθέτηση αλληλογραφίας. Αυτή η υπηρεσία σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε εισερχόμενα και εξερχόμενα γράμματα σε έναν ξεχωριστό φάκελο. Πώς να αρχειοθετήσετε το Outlook mail;
Οδηγίες
Βήμα 1
Αποθηκεύστε τα εισερχόμενα και εξερχόμενα email στον υπολογιστή σας εάν χρησιμοποιείτε την τυπική επιλογή στο λειτουργικό σας σύστημα Microsoft Outlook. Αυτό είναι απαραίτητο κατά τη μεταφορά όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων επιστολών σε άλλο μέσο ή πιθανή διακοπή λειτουργίας ολόκληρου του συστήματος. Στο παράθυρο προγράμματος, μεταβείτε στο μενού "Αρχείο", επιλέξτε "Άνοιγμα" από την προτεινόμενη λίστα φακέλων. Στο πλαίσιο διαλόγου, καθορίστε τις επιλογές Εξαγωγή σε αρχείο, επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook. Φροντίστε να αναφέρετε τα ονόματα των αρχείων των επιστολών σας και να υποδείξετε την ημερομηνία δημιουργίας αυτών των γραμμάτων.
Βήμα 2
Για να αρχειοθετήσετε ένα γράμμα, επιλέξτε το, κάντε κλικ στο κενό τετράγωνο και μετά στο "Αρχείο". Επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές: "Αρχειοθέτηση του φακέλου σύμφωνα με τις ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης" ή "Αρχειοθέτηση του φακέλου και όλων των υποφακέλων του". Δημιουργήστε μια ημερομηνία αρχειοθέτησης στο ειδικό πεδίο. Πολλά αρχειοθετημένα email από έναν παραλήπτη θα σχηματίσουν μια αλυσίδα και μπορείτε να τα διαχειριστείτε με ένα κλικ του ποντικιού. Διαχειριστείτε μόνοι σας όλα τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, επειδή όλα αποθηκεύονται στην ενότητα Όλα τα μηνύματα. Τα αρχειοθετημένα email διατηρούνται για πάντα, ενώ τα διαγραμμένα email διατηρούνται μόνο για τριάντα ημέρες.
Βήμα 3
Εάν θέλετε να τοποθετήσετε τα συμπιεσμένα μηνύματα σε διαφορετικό αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση. Για παράδειγμα, επιλέξτε πολλά γράμματα σε ένα νήμα ή ένα γράμμα για μετακίνηση και κάντε κλικ στο "Εισερχόμενα". Κάντε κλικ στο "OK" στο τέλος.
Βήμα 4
Εάν δεν χρησιμοποιείτε προγράμματα που έχουν πρόσβαση σε διακομιστές αλληλογραφίας, χρησιμοποιήστε την πιο διαδεδομένη υπηρεσία καθολικής αλληλογραφίας σήμερα, το Gmail. Σας επιτρέπει να αρχειοθετήσετε εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα και να το αποθηκεύσετε στον διακομιστή του. Αυτό θα σας εξοικονομήσει επιπλέον χώρο στο δίσκο. Επίσης, ο διακομιστής μπορεί να συνδυάσει πολλά γραμματοκιβώτια ταυτόχρονα.
