Για έναν χρήστη που μόλις αρχίζει να γνωρίζει την εφαρμογή Microsoft Office Word (ή παρόμοιο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου), μπορεί να είναι δύσκολο να κατανοήσετε όλη την ποικιλία των όρων, των λειτουργιών και των εργαλείων του προγράμματος. Για παράδειγμα, μια τέτοια έννοια όπως το "υποσέλιδο" μπορεί να σας κάνει να σκεφτείτε για πολύ καιρό για το τι είναι, για ποιο λόγο χρησιμοποιείται και σε ποιο μέρος του εγγράφου είναι.
Ένα έγγραφο σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου χωρίζεται συμβατικά σε διάφορους τομείς. Το κείμενο εισάγεται στο κύριο (κεντρικό) μέρος του εγγράφου, αλλά στις άκρες υπάρχουν κενά διαστήματα, τα οποία συνήθως ονομάζονται περιθώρια. Οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα είναι περιοχές που βρίσκονται στην κεφαλίδα, το υποσέλιδο και τα πλαϊνά περιθώρια κάθε σελίδας ενός εγγράφου. Τις περισσότερες φορές, οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα χρησιμοποιούνται για την εισαγωγή αριθμών σελίδων στο κείμενο, χωρίς ο χρήστης να χρειάζεται να εισαγάγει τον ίδιο τον αριθμό. Η αρίθμηση πραγματοποιείται αυτόματα: σε κάθε επόμενη σελίδα εκχωρείται μια τιμή που αυξάνεται κατά μία. Οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα μπορούν να περιέχουν επιγραφές: ώρα, ημερομηνία, όνομα εταιρείας ή όνομα εγγράφου. Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε γραφικά αντικείμενα στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα - ένα λογότυπο της εταιρείας ή οποιαδήποτε άλλη εικόνα. Γιατί είναι πιο βολικό να χρησιμοποιείτε κεφαλίδες και υποσέλιδα για την εισαγωγή επαναλαμβανόμενων κειμένων και αντικειμένων γραφικών. Το κείμενο ή το γραφικό αντικείμενο στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα δεν αλλάζει, δεν κινείται, δεν παραμορφώνεται. Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το ίδιο κείμενο σε κάθε νέα σελίδα. Όταν οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα είναι ενεργά, το κύριο μέρος του εγγράφου καθίσταται απρόσιτο για επεξεργασία, επομένως η εμφάνισή του δεν αλλάζει. Μπορείτε να αποκτήσετε γρήγορη πρόσβαση στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα κάνοντας διπλό κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού στο επάνω ή στο κάτω μέρος του εγγράφου. Όταν οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα είναι ενεργά, μια πρόσθετη καρτέλα "Σχεδίαση" διατίθεται στα εργαλεία περιβάλλοντος του προγράμματος επεξεργασίας, με τα οποία μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση των κεφαλίδων και των υποσέλιδων, εισάγετε τα απαραίτητα αντικείμενα. Για να χρησιμοποιήσετε έτοιμα πρότυπα για κεφαλίδες και υποσέλιδα, μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή". Επιλέξτε την κεφαλίδα ή το υποσέλιδο από την ενότητα "Κεφαλίδες και υποσέλιδα", από τα πρότυπα που προσφέρονται στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε την επιλογή που σας αρέσει με το αριστερό κουμπί του ποντικιού - αυτό το πεδίο θα μεταβεί αυτόματα στη λειτουργία επεξεργασίας κεφαλίδας και υποσέλιδου. Για έξοδο, κάντε διπλό κλικ στο κύριο μέρος του εγγράφου με το αριστερό κουμπί του ποντικιού.
